Warenwirtschaft Software:
Vergleich der besten 10 Warenwirtschaftssyteme für E-Commerce Händler in 2024

Dank des exponentiell wachsenden technologischen Fortschritts ist Heutzutage eine Automatisierung von sich wiederholenden Prozessen in zahlreichen Bereichen unseres Lebens möglich. Für Ihr Online Business kann diese Automatisierung zu erheblichen Kostenersparnissen führen, potenzielle Fehler beim Exportieren und Transfer von Daten verringern und sogar zur Kernkompetenz werden, welche dann als Wettbewerbsvorteil genutzt werden kann.

Sobald Ihr Online-Shop sich weiterentwickelt und wächst, tauchen immer mehr zusätzliche Anforderungen und Erschwernisse rund um dessen Betrieb auf. Nacheinander bestimmt der Grad an Komplexität und Größe des Webshops die Schwierigkeit der Management Perspektive. Große Onlinehändler wie Amazon oder Ebay können ohne vielschichtigen interne Prozesse und Automatisierungen überhaupt nicht auf die Nachfrage Ihrer Kunden reagieren. Sie könnten nach kurzer Zeit zusammenbrechen, wenn ihre zentralere Wettbewerbsvorteile – die automatisierten Kostenstrukturen und die schnelle Supply Management Kette – beeinträchtigt werden.

TESTSIEGER ZUR ONLINESHOP ERSTELLUNG

Damit man so effektiv und effizient wie möglich bei den internen Prozessen und Koordinationen agieren kann, werden sog. ERP-Systeme eingesetzt. ERP steht für Enterprise Resource Planning, eine Software zur Zentralisierung von diversen Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufe von mehreren Bereichen entlang der Supply Management Kette. Durch dessen Automatisierung kann eine zeit- und kosteneffiziente Steuerung ermöglicht werden.

Als verwandter Begriff wird auch das Warenwirtschaftssystem benutzt, wobei die Grenze zwischen dessen und dem ERP-System in dem Funktionsumfang liegt. Während ein Warenwirtschaftssystem auf die Disposition- und Logistikprozesse gerichtet ist, verfügt ein ERP System über mehrere Schnittstellen in anderen Unternehmensbereiche wie Controlling oder Personalwesen und ist somit eine umfangreichere Komplettlösung.

Zum Verständnis lohnt es sich erstmal zu schauen, wie ein Warenwirtschaftssystem genau funktioniert. Im großen und ganzen ist das Ziel ein reibungsloser Ablauf aller Bestellvorgänge auf der Webseite – von dem Auftrag bis hin zur Lieferung. Ein solches System sorgt einmal für die Automatisierung der Prozesse, die bei einem Einkauf auf Ihren Online-Shop zustande kommen – nach dem Eingang des Kaufes wird dann eine Bestätigung an den Kunden geschickt. Im nächsten Schritt werden ein Lieferschein und die Rechnung verschickt usw. Diese Informationen werden dann an die nächste Stelle entlang der Supply Kette weitergeleitet.

Zugleich verfolgt eine solche Software die Lagerbestände und ermöglicht die effiziente Ausnutzung der Lager. Mit einem Warenwirtschaftssystem wird man auf dem Laufenden gehalten und kann jederzeit die Verfügbarkeit von bestimmten Produkten prüfen. Just-In-Time Lieferungen und andere Kosten- und Zeitminimierungs Potenziale stehen dabei im Vordergrund, welche einen entscheidenden Einfluss auf das Nettoergebnis haben. Das Warenwirtschaftssystem erleichtert die Informationsaustausch und kann auch wertvolle Kennzahlen, Statistiken und Zahlenmaterial liefern, die dann für eine strategische Optimierung genutzt werden können.

VERGLEICH DER BESTEN WARENWIRTSCHAFTSSYSTEME

Onlineshop Integration

Ein Warenwirtschaftssystem muss erstmal mit Ihrem existierenden Onlineshop integriert werden. Eine zentrale Voraussetzung bei der Auswahl an dieses System ist ihre technische Kompatibilität mit Ihren Onlineshop System. Manchmal sind Drittsysteme (die sog. Middleware) oder spezielle Schnittstellen für die Integration notwendig. Für Händler, die erst vor der Entscheidung über ein Shopsystem stehen, könnte es auch sinnvoll sein, sich mit der Auswahl an Warenwirtschaftssystem schon an dieser Stelle auseinanderzusetzen. Einige All-In-One Lösungen sind auch auf dem Markt verfügbar, deren Flexibilität aber in gewissem Ausmaß begrenzt sein könnte.

Es gibt zwei Arten von ERP Modulen – eine Vor-Ort Infrastruktur oder eine Cloud basierte Lösung. Bei der ersten, wie die Name schon andeutet, geht es um eine lokale, eigenständige Systemstruktur auf einen eigenen Server mit mehr Kontrolle, aber höhere Kosten und Komplexität bei der Einrichtung.

Bei der zweiten hingegen werden die integrierten Daten auf einem Server von einem Drittanbieter gehosted, wobei die Integration leichter ist und insgesamt mit weniger Schwierigkeiten verbunden. Die Cloud basierten Lösungen machen die Nutzung von einer ERP- oder Warenwirtschaftssystem zugänglich für kleinere Businesses wegen ihrer niedrige Setupkosten sowie die Aufteilung und Vorhersagbarkeit von der zukünftigen Aufwänden, während die Vor-Ort Variante eine höhere Anfangsinvestition voraussetzt und für eher größere Unternehmen geeignet ist.

Genauso wie bei der Auswahl eines geeigneten Shopsystems, gibt es keine One-Size-Fits-All Lösung. Vielmehr wird diese Entscheidung durch die eigenen zukünftigen Ziele und Unternehmensstrukturen bestimmt. Kleine Unternehmen und Start-ups können in der Eingangsphase auf ein Warenwirtschaftssystem verzichten, langfristig sollten sie jedoch die Integration eines Warenwirtschaftssystems planen.  Zugleich gibt es natürlich einige Anbieter, die immer wieder einen wesentlichen Grad an Vertrauen erhalten. Das ist kein Zufall. Diese Systeme werden wir uns genauer anschauen. Viele von diesen Anbietern haben eine Komplettlösung in Form von einem ERP System entwickelt, das für die Zwecke der Warenwirtschaft natürlich gut geeignet ist.

Anmerkung: Falls Sie an einer Onlineshop Entwicklung oder einer Entwicklung von einem Online Plattform oder Web Portal interessiert sind, schauen Sie sich unseren Angebot an.

Die besten Warenwirtschaftssysteme für E Commerce Händler

JTL WaWi

Nicht ganz überraschend, befindet sich JTL unter allen Warenwirtschaftssysteme ganz oben in unserer Liste – besonders auf dem deutschen Markt hat sich JTL als einer der beliebtesten Anbietern für kleine und mittelständischen Online Händler etabliert. Das System umfasst alle gängigen Prozesse, welche im Onlinehandel rund um Warenwirtschaft auftauchen.

JTL versucht jedes Jahr einen Mehrwert zu Ihren Software Produkten hinzuzufügen und diese zu verbessern, sowie auf die Herausforderungen des Markts zu reagieren. Es findt regelmäßig einmal pro Jahr eine JTL-Messe statt, wo die Neuigkeiten rund um Ihre neuen Produkte erläutert werden. Für die WaWi Software sind zahlreichen Verbesserungen in mehreren Bereichen erläutert, wie Artikelverwaltung, Shipping, Informationsverwaltung, Statistiken, Lagerhaltung, Zahlungsabwicklungen, um ein paar zu nennen. Besonders für Logistikprozesse habt JTL versucht, wesentliche Verbesserungen umzusetzen. Die tiefgreifende Herangehensweise, die langjährige Erfahrung und ein hohe Anzahl an zufriedenen Kunden sind ein Beweis für deren Hingabe. Die Software lässt sich an einigen der führenden Shopsysteme in Deutschland wie WooCommerce, Prestashop, Oxid und Shopware mit Hilfe von der JTL Connector nahtlos integrieren. Zusätzliche Schnittstellen zu Amazon und eBay sind auch günstig verfügbar. JTL WaWi ist auch bei seiner bemerkenswert tiefen Funktionalität kostenlos – gerne weiterempfehlen!

Plentymarkets

Ein anderer Anbieter, welcher sich wie JTL auch auf den Online Handel konzentriert und in Deutschland als einer der Marktführer angesehen wird, heißt Plentymarkets. Ihre ERP-Software und Abonnement Pläne sind sehr flexibel und anpassungsfähig hinsichtlich der Größe des Unternehmens und sowohl für kleine, als auch für größere Unternehmen geeignet. Sie bieten eine All-In-One Lösung; das Online-Shop System wird vollintegriert mit dem Warenwirtschaftssystem. Wie JTL, unterstützt Sie Plentymarkets in allen wesentlichen Bereichen rund um Warenwirtschaft und Automatisierung für einen guten Preis und bietet auch Schnittstellen zur Integration mit Amazon und eBay. Das Omni-Channel Vertrieb lässt sich reibungslos steuern – über 40 Marktplätze können durch ein zentrales System zugegriffen und gemanaged werden. Eine Testperiode von 30 Tagen stellt sicher, dass Sie erste Erfahrungen mit dem Betreiben des Softwares sammeln können.

Ein besonderer Vorteil von Plentymarkets ist die große Community, die wie bei Open-Source basierten Onlineshop Systeme eine sehr umfangreiche Quelle für Problemlösungen und Trouble Shooting ist. Zudem werden immer bei einer offenen Community Verbesserungspotenziale schneller von den Nutzern erkannt und ausgenutzt. Die zahlreiche Online Ressourcen in Form von Handbücher, Videos, Webinaren u.a können vielen Fragen beantworten. Als einziger Nachteil wäre die eher komplexe Bedienung und Einrichtung anzusehen, welche mit weiteren Kosten für Fachkräfte verbunden sind.

Pixi

Ein dritter deutscher Anbieter mit einer kompletten ERP-Lösung und Multichannel Integration ist Pixi. Pixi ist ein wichtiger Anbieter von den bereits genannten Warenwirtschaftssystemen und weist keine Funktionsmängel im Vergleich zu den Anderen auf. Ein verbreitetes Partnernetzwerk von Dienstleistern bietet zahlreiche Möglichkeiten für Anbindung an Schnittstellen, sowie eine ausreifte Schnittstellenarchitektur. Pixi beansprucht eine noch tiefgehendere Expertise bei der Anbindung an Drittsysteme als die anderen Wettbewerber. Sie sind jedoch nicht bereit, einen pauschalen Preis für die Lizenzkosten zu nennen – dieser muss individuell vereinbart werden und kann je nach Projektumfang stark schwanken.

Wir empfehlen Pixi bei eher komplexeren Projekten, bei denen die langfristigen Zielen bekannt sind, viel Wert auf die Schnittstellenintegration gesetzt wird, sowie finanziellen Ressourcen im hinreichenden Ausmaß verfügbar sind.

TESTSIEGER ZUR ONLINESHOP ERSTELLUNG

Faktura XP

Ein weiterer Anbieter aus Deutschland, der sich schon seit mehr als 18 Jahren mit Datenbankanwendungen, Warenwirtschaftssysteme und ERP-Software beschäftigt, heißt Faktura XP. Seit seinem Launch vor 10 Jahren ist die Faktura XP WaWi Software sehr beliebt auf dem deutschen Markt und wird ständig weiterentwickelt und verbessert. Eine umfangreiche Erfahrung ist jedoch sicherlich ein wesentlicher Vorteil, welche bei der Auswahl an WaWi von Bedeutung ist.

Alle wichtigen Funktionalitäten rund um E Commerce sind in Faktura XP enthalten. Neben den zahlreichen aktiven und passiven Schnittstellen (eine vollständige Liste gibt es auf die Faktura XP Webseite) sind auch die Lizenzpreise überschaubar und insgesamt günstig. Die Entwicklungsteams von dem Unternehmen verfügen über tiefgehende Expertise bei der Programmierung und Anpassung an bestehenden Systemen und sind auch für weitere Leistungen wie eine individuelle Erstellung von einer Anwendung z.B. auf Stundenbasis verfügbar. Ein Übergang von einem bestehenden Warenwirtschaftssystem zu Faktura XP sollte reibungslos ablaufen und einfach durch Importieren der Daten ablaufen. Während des ganzen Prozesses der Integration sind die Entwicklerteams bei Fragen und Hilfe für Sie da.

Ein besonderer Vorteil von Faktura XP ist die Möglichkeit, Softwarepakete zu mieten statt zu kaufen. Das könnte für kleinere Unternehmen und Anfänger mit begrenztem Budget ein Hauch frischer Luft sein.

Sage 100

Der Software Gigant Sage ist einer der großen Anbietern in unserer Liste und ist weltweit mit seinen verschiedenen Produkten im ERP-Bereich für Unternehmen aller Größen bekannt. Die Schlüsselwörter, an welche man im Zusammenhang mit Sage denkt, sind tiefgreifende Anpassungsmöglichkeiten (auch industriespezifisch!) und eine hohe Nutzerfreundlichkeit. Dank eines großen Kundenstamms hat Sage seine Nutzererfahrung optimiert und flexible Preispläne für jedermann je nach Größe und Bedürfnisse geschaffen. Der zugängliche Know-How Bereich ist ein weiteres Produkt dieser Erfahrung, das wertvolle Informationen, Anleitungen und Ratgeber enthält. In diesem Gedankengang sollte noch die Qualität des Kundenservice erwähnt werden, welche von den Kunden sehr hoch geschätzt wird – Geduld und Professionalität sind bei dem Umgehen mit Software Produkten von wesentlicher Bedeutung. Globalisierung, Internationalisierung und Omni-Channeling, sind bei dem Anbieter keine Fremdwörter, was angesichts Ihrer höher weltweiten Popularität nicht überraschend ist.

Nach einer individuellen Beratung, wobei viele Variablen rund um Ihre Business abgefragt werden, nimmt Sage Rücksicht auf Ihren Bedürfnisse und Ziele und bietet Ihnen eine korrespondierende und konkrete Lösung – d.h nicht mehr oder weniger als Sie brauchen. Das Sage 100 ist das Modul, das an kleine bis mittelständische Unternehmen gezielt ist und bei Ihrer Suche nach einer Warenwirtschaftssystem von Interesse sein sollte. Schon ab 22 Euro pro Monat kriegen Sie die Warenwirtschaftsmanagement Funktion. Der Sage 100 kann um weitere Funktionalitäten je nach Bedarf ergänzt werden und somit zu einer kompletten ERP-Lösung werden. Eine kostenlose 30 tägige Probezeit ermöglicht einen ausführlichen Test der Software.

SAP Business One

Zu guter Letzt sollten wir einige Wörter über den weltweiten Marktführer in ERP- und Warenwirtschaftssysteme mit Hunderttausenden Kunden sagen. Da die Produktpalette bei SAP ziemlich umfangreich ist, werden wir uns auf die SAP Business One konzentrieren, welches sich speziell an kleine bis mittelständische Unternehmen richtet.

Wie Sage, freut sich SAP über tiefgehende Anpassungsmöglichkeiten für Ihr Business –  Skalierbarkeit, Internationalisierung, Omni-Channel Vertrieb, flexible Integrationsmöglichkeiten und vieles mehr. Fraglich ist, ob die Personalisierung der Software an Ihre Bedürfnisse bei SAP so präzise wie bei Sage ist – es scheint, dass man bei Sage eine bessere Auswahl bezüglich der konkreten Modulen oder Funktionalitäten (Warenwirtschaft, Rechnungswesen usw.) hat.

Allerdings darf nicht vernachlässigt werden, dass SAP über wohl die reichste Funktionalitätspalette verfügt und somit als leistungsfähigstes ERP Software bekannt ist. Ein Grund dafür ist die langjährige Erfahrung mit ERP-Software für Unternehmen aller Größe, was zu einem umfangreichen Kenntnis über die internen Geschäftsprozessen geführt hat und wiederum vielen Anreicherungen und Verbesserungen verursacht hat.

Ausgehend der reichen Funktionsfähigkeit und die mehrere Steuerungsoptionen, sind die Nutzer von SAP der Meinung, dass die Bedienungsoberfläche nicht sehr intuitiv aussieht. In letzter Zeit hat SAP allerdings auf diese Anmerkung reagiert und die Möglichkeit eines personalisierten, vom Benutzer definierten Dashboards eingeführt. Insgesamt ist aber eine relativ steile Lernkurve zu erwarten, die bei einem solchen umfangreichen System zu erwarten ist. Auch die Kosten, die bei der Nutzung von SAP anfallen, könnten zu hoch für kleine Unternehmen sein.

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Zielgruppe

Für kleine und mittelständsiche Online Shops

Zielgruppe

Für kleine und mittelständische Online Shops, welchen ein höheres Budget zur Verfügung steht

Zielgruppe

Für relativ komplexe Shops, die viel Wert auf die Integration von Schnittstellen legen

Zielgruppe

Für alle Online Shops – besonders für kleine Unternehmen mit strengen Kostenstrukturen

Zielgruppe

„Sage 100“ ist für kleine bis mittelständische Online Shops sehr gut geeignet

Zielgruppe

„SAP Business One“ ist an mittelständische Online Shops gerichtet

Einleitung

Das Warenwirtschaftssystem ist für die Verwaltung von Warenbestand und Inventar verantwortlich. Es kann außerdem die Abwicklung von Bestellungen und Lieferungen unterstützen und auf Engpässe hinweisen. Viele Menschen stellen sich jedoch die Frage, ob eine solche Software erforderlich ist. Hinzu kommt außerdem, dass es auf dem Markt eine große Auswahl an WaWi-Systemen gibt, sodass die Entscheidung nicht sehr einfach ist. In diesem Bericht haben wir uns für Sie ganz genau mit dem Thema WaWi auseinandergesetzt. Wir zeigen Ihnen alles was Sie über das System wissen müssen, worauf Sie achten sollten und welche Alternativen für ein Warenwirtschaftssystem es gibt. Auf diese Weise können Sie nicht nur abschätzen, ob die Software für Ihren Shop erforderlich ist oder nicht sondern wissen auch auf welche Dinge Sie beim Kauf achten müssen, um das passende WaWi-System für Ihren Bedarf zu finden.

Das Wichtigste in Kürze

Warenwirtschaftssysteme dürfen in keinem Vertriebsunternehmen fehlen. Ganz egal ob Einzelhandel oder Online Shop: Wann immer Produkte oder Waren in größeren Mengen im Spiel sind und verwaltet werden müssen, ist es erforderlich, dass diese mit einer entsprechenden Software verwaltet werden. Ansonsten ist der Zeit- und Verwaltungsaufwand viel zu groß und es kann zu Problemen oder gravierenden Fehlern kommen. Lediglich kleinere Stores oder solche Unternehmen, die keine eigenen Waren vorhalten, können und sollten auf ein gutes WaWi-System verzichten.

Worum es geht: Warenwirtschaftssysteme

In diesem Testbericht haben sich unsere Experten ausführlich mit dem Thema Warenwirtschaftssystem befasst. Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten und Varianten es gibt und erklären Ihnen ob und wann ein Warenwirtschaftssystem für Ihr Unternehmen erforderlich ist. Schließlich lernen Sie die wichtigsten Eigenschaften von WaWi-Software sowie die bedeutendsten Vor- und Nachteile kennen. So haben Sie die Möglichkeit, eine qualifizierte Kaufentscheidung zu treffen und ein neues Warenwirtschaftssystem zu wählen, welches Ihren Wünschen und Ansprüchen genügt und die notwendigen Aufgaben erfüllen kann.

Warum ist ein Warenwirtschaftssystem wichtig?

Vor allem bei größeren Shops und bei Stores die ein umfangreiches Inventar vorhalten, ist es oft schwierig, die Waren im Auge zu behalten und zu verwalten. Schnell verliert man den Überblick darüber wie viele von den jeweiligen Artikeln noch verfügbar sind, was in welcher Anzahl nachbestellt werden muss, usw. Hier kann das Warenwirtschaftssystem helfen. Die Software übernimmt für Sie die Verwaltung von Lager und Inventar. Sie weist darauf hin, wenn etwas nachbestellt werden muss, wenn es Engpässe gibt, usw. Darüber hinaus ist die WaWi oftmals direkt an den Shop angebunden. Kunden können also sehen wenn ein Artikel ausverkauft ist. Darüber hinaus kann die Software automatisch anhand von Verkäufen den Bestand verwalten. Wird etwa ein Artikel verkauft und geliefert, wird dieser aus dem Bestand abgezogen. Während kleine Shops und auch mittlere Stores oft noch auf die Hilfe einer WaWi-Software verzichten können, kommen größere E-Commerce Businesses nicht um die Anschaffung von einem Warenwirtschaftssystem herum.

Wann wird ein Warenwirtschaftssystem benötigt?

Ein Warenwirtschaftssystem ist für jeden größeren Shop erforderlich, der ein eigenes Inventar vorhält. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um einen Onlineshop oder um einen traditionellen Store, etwa einen Einzelhandel handelt. Die Verwaltung von größeren Mengen an Inventar wird schnell unübersichtlich und zeitaufwändig. Die Nutzung von einem WaWi-System ist die einzige Möglichkeit, um diese Aufgabe in die professionellen Hände einer Software zu geben, die speziell für diese Aufgabe entwickelt wurde. So haben Sie zu jederzeit Kontrolle über Ihren Lager- und Inventar-Bestand, wissen was fehlt und können auf Engpässe frühzeitig reagieren. Lediglich bei kleineren bis mittleren Shops mit wenig Inventar oder für solche Onlineshops, die gar keine eigenen Artikel vorhalten, ist es empfehlenswert auf die Anschaffung einer WaWi-Software zu verzichten.

Wie funktioniert ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem steuert und verwaltet die Waren sowohl im Store als auch in einem eventuellen Lager. Die Software überwacht dabei den Warenbestand, registriert Zu- und Abgänge bei den Artikeln und Bestellungen. Über welche Funktionen die Software genau verfügt ist von dem jeweiligen Modell und eventuellen Zusatzoptionen abhängig. Die Kernaufgabe bleibt jedoch gleich: Die WaWi-Software kümmert sich um die Verwaltung und die Wirtschaft Ihres Warenbestands.

Diese Aufgabe erledigt das System durch die Anbindung an Shopsoftware sowie an andere Hardware. Außerdem ist die Bedienung der User wichtig. Sie müssen die Software normalerweise zunächst mit Ihren Artikeln vertraut machen. Sobald dies geschehen ist, ist es je nach Software möglich, die Warenbestände einzeln zu verwalten. Wird etwa neue Ware geliefert, wird diese per Barcode über einen Scanner erfasst. Das WaWi-System fügt den Artikel dann automatisch dem Bestand hinzu oder – im Falle eines unbekannten Produktes – fragt nach weiteren Informationen. Auf dieselbe Weise werden auch Abgänge erfasst. Nach einer erfolgreichen Bestellung (ggf. auch erst nach dem Versand) wird der Artikel automatisch aus dem Bestand gestrichen.

Vor- und Nachteile eines Warenwirtschaftssystems

Alle Produkte und auch Software haben trotz der unter Umständen vorhandenen vielen Vorteile auch mehrere Nachteile. Das Warenwirtschaftssystem ist hier keine Ausnahme. Bevor Sie sich für den Kauf einer WaWi-Software entscheiden, sollten Sie sich mit diesen Vor- und Nachteilen vertraut machen. Nur so vermeiden Sie spätere Überraschungen und stellen sicher, dass das Warenwirtschaftssystem für welches Sie sich entscheiden, auch Ihren Wünschen und Anforderungen genügt. Wir stellen Ihnen hier nun die wichtigsten Vor- und Nachteile von Warenwirtschaftssystem vor.

Die Vorteile eines WaWi-Systems

Die Vorteile von Warenwirtschafts-Software liegen auf der Hand. Die wichtigsten dieser Vorteile sind:

• Einfache Verwaltung des Lagers und Inventars
• Anbindung an viele Hard- und Software-Komponenten möglich
• Große Einsparungen an Zeit und Verwaltungsaufwand
• Hochgradig automatisiert
• Häufig weitere Anwendungsbereiche

Einfache Verwaltung des Lagers und Inventars

Wie der Name schon sagt, besteht die primäre Aufgabe der WaWi-Software in der Verwaltung des Lagers und des Inventars. Die gesamte Warenwirtschaft wird über die Software abgewickelt. Die Aufgabe wird für Sie somit wesentlich angenehmer und weniger zeitintensiv. Sie können sich so ganz um Ihre Geschäft und um die wirklich wichtigen Dinge kümmern.

Anbindung an viele Hard- und Software-Komponenten möglich

Fast alle Warenwirtschaftssysteme ermöglichen die Anbindung an Hard- und Softwarekomponenten. Beispiele sind zum Beispiel Onlineshops, Hand- und Barcode-Scanner, Kameras, etc. Auf diese Weise entsteht ein komplettes Netzwerk, welches Hand in Hand an der Warenwirtschaft arbeitet.

Große Einsparungen an Zeit und Verwaltungsaufwand

Die Warenwirtschaft kann schnell sehr zeitaufwändig und komplex werden. Eine entsprechende WaWi-Software schafft hier Abhilfe. Sie übernimmt einen großen Teil der Aufgaben und automatisiert diese. Das Ergebnis sind enorme Einsparungen an Zeit und Verwaltungsaufwand sowie eine deutlich besserer und zuverlässige Warenwirtschaft.

Hochgradig automatisiert

Ein gutes Warenwirtschaftssystem arbeitet hochgradig automatisiert. Es kann Bestellungen, Warenein- und Ausgänge, Stornos und Retouren, etc. überwachen und erfassen. Es kann außerdem erkennen, wenn ein Artikel nicht mehr vorrätig ist oder wenn die Anzahl unter einen Sollwert sinkt. In diesen Fällen gibt das System Alarm. Darüber hinaus kann das Warenwirtschaftssystem automatische Berichte mit Informationen über die Warenwirtschaft, den Bestand, Verkäufe, etc. erstellen.

Häufig weitere Anwendungsbereiche

Oft arbeitet die Warenwirtschaftssoftware mit anderen Programmen zusammen oder übernimmt zusätzliche weitere Aufgaben. Nicht selten etwa ist das Warenwirtschaftssystem mit Systemen zur Lagerverwaltung und zur Kontrolle von Lieferung und Versand integriert. Je nach Hersteller gibt es sogar WaWi-Systeme die Modular aufgebaut sind und um weitere Komponenten, wie Marketing und CRM erweitert werden können. Einige der besseren Shopsysteme für das E-Commerce kommen zudem mit einem integrierten WaWi-System. Andere Shopsysteme ermöglichen entsprechende Module gegen einen Aufpreis.

Die Nachteile einer WaWi-Software

Trotz aller Vorteile gibt es bei dem Warenwirtschaftssystem natürlich auch einige Nachteile. Hier ist es wichtig, dass Sie mit diesen vertraut sind. Nur so wissen Sie auf was Sie sich einlassen und mit welchen Problemen Sie unter Umständen rechnen müssen. Während viele Nachteile auf bestimmte Software bezogen sind und hier nicht erwähnt werden können, gibt es durchaus auch einige generelle Nachteile von WaWi-Software. Diese möchten wir Ihnen hier genauer vorstellen.

• Oft zahlreiche weitere Komponenten erforderlich
• Weitere Software und Systeme erforderlich
• Teils hohe Kosten

Oft zahlreiche weitere Komponenten erforderlich

Damit das Warenwirtschaftssystem korrekt funktioniert sind oftmals diverse weitere Komponenten erforderlich. Das beinhaltet Software, aber auch Hardware wie Barcode- oder QR-Scanner sowie APIs- und Schnittstellen. Hierfür entstehen nicht nur weitere Kosten. Ein komplettes WaWi-System ist zudem ein sehr komplexes und umfangreiches Netzwerk.

Teils hohe Kosten

Ein gutes und komplettes Warenwirtschaftssystem ist nicht gerade günstig. Unter Umständen müssen Sie hier mit höheren zusätzlichen Kosten rechnen. Das WaWi-System ist diese Ausgaben zwar wert, aber in der Regel wird die Software nur von größeren Unternehmen benötigt. Sie sollten im Vorfeld prüfen, ob Sie ggf. auf ein Warenwirtschaftssystem (zumindest vorerst) verzichten können, wenn Sie Kosten sparen müssen.

Weitere Software und Systeme erforderlich

Die Warenwirtschaftssoftware kümmert sich normalerweise eben nur um genau das: Warenwirtschaft und Verwaltung. Das bedeutet, dass für die korrekte Funktion der Software und um alle Funktionen der WaWi nutzen zu können häufig diverse weitere Software und Systeme erforderlich sind. Beispiele können etwa CRM- und Buchhaltungssoftware, Systeme zur Bestell- und Liefer-Verwaltung, etc. sein.

Anwendungsbereiche für Warenwirtschaftssysteme

Warenwirtschaftssysteme finden eine Vielzahl an Anwendungsbereiche und Möglichkeiten. Einige der bekanntesten sind:

• Online Shops
• Einzelhandel und Kaufhäuser
• Enterprise-Unternehmen
• Größere Unternehmen die Waren oder Artikel vorhalten

Ein Warenwirtschaftssystem ist immer dort zu finden, wo Unternehmen Waren oder Produkte in größerer Zahl anbieten und verkaufen. Also immer dort wo Waren, Inventar und Lager kontrolliert und verwaltet werden müssen. Aus diesem Grund ist die Software vor allem in größeren und mittleren Unternehmen zu finden, die Artikel an ihre Kunden verkaufen. Kleinere Unternehmen sowie Betriebe, die keine eigenen Waren und Produkte lagern, können hingegen auf die Software verzichten.

Das Warenwirtschaftssystem kümmert sich um die komplette Verwaltung der Waren. Die genauen Funktionen und Einsatzbereiche sind abhängig von dem Hersteller, dem Modell und den gewünschten Modulen. Die Software ist jedoch stets in der Lage zu überwachen, welche Waren sich in welcher Zahl im Lager oder Inventar befinden. Außerdem werden Warenein- und ausgänge kontrolliert und registriert. Für die Aufgabe arbeiten Warenwirtschaftssysteme mit vielen anderen Komponenten und Modulen sowie mit unterschiedlichen API-Schnittstellen zusammen. Generell kann ein Warenwirtschaftssystem jedoch die genaue Historie eines Produktes verfolgen. Von der Lieferung über die Einlagerung bis hin zum Versand. Hinzu kommt die Verwaltung von Retouren und Stornos. Einige WaWi-Programme sind in der Lage Lagerbestand und Lieferzeiten dem Kunden über die Webseite des Onlineshops zugänglich zu machen.

Auflistung von Beispielen für Warenwirtschaftssysteme

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die Nutzung von Warenwirtschaftssystemen. Diese sollen Ihnen zeigen, wo der Nutzen einer solchen Software liegt und welche Aufgaben die WaWi für Sie übernehmen kann.

• Abrechnung der Provision für Verkäufer
• Projektverwaltung
• Zeitverwaltung für Personal und Projekt
• Finanzmanagement
• Datenaustausch
• Controlling

Hinzu kommen darüber hinaus unter Umständen noch weitere Funktionen. Welche Möglichkeiten und Funktionen die WaWi-Software genau bietet, ist von dem gewünschten Modell und dem jeweiligen Hersteller abhängig. Sie sollten sich daher bereits im Vorfeld mit den verschiedenen Systemen und den jeweiligen Möglichkeiten sowie mit Ihren Anforderungen an die WaWi vertraut machen. Nur so ist es möglich, eine optimale Kaufentscheidung zu treffen.

Die verschiedenen Typen der Warenwirtschaftssysteme

Warenwirtschaftssysteme gibt es in verschiedenen Varianten und Ausführungen. Die wichtigsten sind:

• Kombi-Systeme
• Warenwirtschaftssysteme
• Integrierte Systeme

Kombi-Systeme

Kombisysteme sind solche Warenwirtschaftssysteme, die zusätzlich noch weitere Aufgaben und Tätigkeiten übernehmen können. Beispiele sind etwa solche Programme, die zusätzlich über CRM-Software, SMS-Funktionen oder weitere Komponenten verfügen, die ein fester Bestandteil der Software sind. Viele E-Commerce Lösungen bieten solche Kombisysteme an, mit denen Sie alle wichtigen Programme aus einer Hand erhalten. Kombisysteme sind meist etwas teurer, bieten Ihnen jedoch oftmals ein Komplettpaket. Aus diesem Grund ist diese Variante vor allem für neue Unternehmen und Startups interessant.

Stand-Alone Warenwirtschaftssysteme

Stand-Alone Warenwirtschaftssysteme bezeichnen Software, die alleinstehend und unabhängig ist. Ein Stand-Alone Warenwirtschaftssystem übernimmt unabhängig die Aufgaben der WaWi. Es wird zusätzlich zu vorhandener Software installiert und funktioniert völlig unabhängig zu dieser. Die Verbindung zu anderen Komponenten und die Kommunikation mit wichtigen Elementen wie dem Shopsystem, ist jedoch möglich. Hierfür kommen Schnittstellen, die sogenannten APIs zum Einsatz. Sie machen die Kommunikation und Interaktion zwischen WaWi und anderen Komponenten des Onlineshops möglich.

Integrierte WaWi-Systeme

Integrierte WaWi-Systeme bezeichnen Software, die ein fester Bestandteil des großen Ganzen ist. Einige Onlineshop Systeme verfügen zum Beispiel über ein grundlegendes Warenwirtschaftssystem während andere Hersteller von Shopsystemen entsprechende Zusatzmodule anbieten. Diese Module integrieren sich nahtlos in die Gesamtsoftware. Sie funktionieren jedoch nicht unabhängig. Nutzen Sie bereits ein Shopsystem, welches entsprechende Module anbietet, ist dies vermutlich die beste Wahl. Der Grund dafür ist, dass solche Module sich perfekt in die vorhandene Software integrieren und eine native Kommunikation mit den anderen Modulen ermöglicht.

Alternativen zum Warenwirtschaftssystem

Das Warenwirtschaftssystem selbst ist für das Management und die Überwachung Ihrer Waren erforderlich und in diesem Bereich auch alternativlos. Aber: Nicht in jedem Shop ist auch ein WaWi-System erforderlich. Vor allem kleine bis mittlere Onlineshops, mit nur wenigen Artikel oder einer überschaubaren Zahl an Kunden können auf die Software verzichten. Dasselbe gilt auch für Shops, die Waren nicht selbst lagern sondern erst bei einem Kauf durch den Kunden von einem Drittanbieter beziehen. Einige Onlineshop-Systeme beinhalten ein einfaches Warenwirtschaftssystem, während andere Shopsysteme mit einem kompletten und voll funktionsfähigen WaWi-Modul ausgestattet werden können.

Die wichtigsten Eigenschaften eines Warenwirtschaftssystems

Wie der Name schon sagt, dient das Warenwirtschaftssystem der Verwaltung von Waren und Inventar sowie des Lagers. Diese Aufgabe sollte das System also mindestens erfüllen. Ein gutes WaWi-System kann jedoch oftmals noch mehr als das. Einige Beispiele sind:

• Integration in CRM- und Buchhaltungssoftware
• Integration in E-Commerce Software
• Übersichtliche Darstellung des Inventars
• Alarme und Warnungen bei geringem Bestand oder Ausverkauf

Integration in CRM- und Buchhaltungssoftware

Ein gutes Warenwirtschaftssystem lässt sich ohne Weiteres in CRM- und Buchhaltungssoftware integrieren und funktioniert mit solchen Programmen als eine Einheit. Die Bestellabwicklung und Verwaltung des Shops wird so um ein Vielfaches einfacher.

Integration in E-Commerce Software

Viele WaWi-Systeme lassen sich in E-Commerce Software integrieren. Hier trägt die Software dazu bei, den Bestand von Inventar und Lager auch im Onlineshop zu verwalten und Verkäufe zu berücksichtigen. Ist ein Artikel nicht verfügbar, so wird dem Kunden dies angezeigt.

Übersichtliche Darstellung und Verwaltung des Inventars

Die Warenwirtschaft dient in erster Linie dazu, das Inventar und das Lager zu verwalten. Dies gilt auch für Onlineshops. Viele WaWi-System ermöglichen darüber hinaus auch die Verwaltung von Bestellungen bzw. Lieferungen. Das System weist auf offene Lieferungen hin und gibt Hinweise, wenn es zu Verzögerungen kommt, etc.  

Alarme und Warnungen bei geringem Bestand oder Ausverkauf

Ein gutes WaWi-System weist Sie als Administrator oder Geschäftsführer auf Probleme mit dem Bestand hin. Ist ein Artikel ausverkauft oder nur noch in einer geringen Menge verfügbar, dann gibt es einen Hinweis bzw. einen Alarm der auf die Situation aufmerksam macht. Einige dieser Systeme ermöglichen es Ihnen sogar den Bestand dem Kunden anzuzeigen. So sieht der Besucher Ihres Onlineshops zum Beispiel, dass ein Artikel ausverkauft wurde.

Die Auswahl an Warenwirtschaftssystemen ist groß. Hier haben wir Ihnen nur die wichtigsten Eigenschaften vorgestellt. Wenn Sie sich nach einem WaWi-System umschauen, dann finden Sie viele Möglichkeiten und Funktionen. Oft integriert sich die Software in einen Onlineshop oder es handelt sich um eine Kombination aus mehreren Produkten in einem. Vor dem Kauf sollten Sie sich daher gründlich und umfangreich informieren.

Wichtige Fragen rund um das Warenwirtschaftssystem

Im Folgenden finden Sie einige der häufig gestellten Fragen rund um das Thema Warenwirtschaftssysteme sowie deren Antworten. Wir hoffen, dass unsere Experten so die meisten Ihrer Fragen rund um das Thema beantworten können.

Benötige ich ein Warenwirtschaftssystem?

Sofern Sie nicht Inhaber eines kleinen Onlineshops mit wenigen, überschaubaren Artikeln sind oder Sie keine eigenen Waren und Produkte für den Versand vorhalten, ist ein Warenwirtschaftssystem dringend zu empfehlen! Die Arbeit ist sonst sehr zeitaufwändig und es kann zu gravierenden Fehlern kommen.

Kann ein Warenwirtschaftssystem Inventar- und Lagerverwaltung ersetzen?

Das kommt auf die Software und auf Ihre Ansprüche an. Einige WaWi-Programme kommen mit einer integrierten Lager- und Inventarverwaltung. Die meisten Systeme bieten jedoch nur grundlegende Funktionalität. Ist für Sie eine sehr einfache Inventar- und Lagerverwaltung ausreichend, dann sind solche WaWi-Systeme oftmals ausreichend. Benötigen Sie jedoch komplexe Funktionen und eine aufwändige Verwaltung von Lager und Inventar – zum Beispiel an mehreren Standorten – dann ist eine entsprechende Software oder ein WaWi-System welches solche Funktionen bietet, erforderlich. Die grundlegenden Warenwirtschaftssysteme können diese Aufgaben dann nicht übernehmen.

Funktioniert mein Onlineshop mit dem gewünschten WaWi?

Die meisten Onlineshops bieten die Möglichkeit zur Verwendung von Warenwirtschaftssystemen an. Es gibt jedoch unter Umständen Einschränkungen dabei welche Systeme unterstützt werden. Außerdem gibt es Unterschiede bei dem Aufwand zur Integration. Am einfachsten ist es, wenn Ihr Shopsystem bzw. dessen Entwickler ein eigenes WaWi-Modul anbietet. Ist dies nicht der Fall, dann sollten Sie sich bei dem Hersteller darüber informieren welche Programme unterstützt werden und welches zu empfehlen ist.

Unterstützen alle Onlineshops auch Warenwirtschaftssysteme?

Die meisten Shopsysteme unterstützen die Nutzung von Warenwirtschaftssystemen, jedoch nicht alle. Unterschiede gibt es außerdem in der Kommunikation und in den Möglichkeiten zur Integration. Während einige Shopsysteme die vollständige Integration einiger WaWi-Software anbieten, müssen Sie bei anderen Programmen einige Aufgaben immer noch selbst übernehmen. Wichtig ist, dass eine entsprechende API-Schnittstelle vorhanden ist, die von der Software zur Kommunikation verwendet werden kann. Wir empfehlen, dass Sie sich beim Hersteller informieren, ob und wenn ja welche WaWi-Systeme für Ihr Shopsystem verwendet werden können.

In diesem Zusammenhang sollten Sie außerdem darauf achten, dass das WaWi-System auch mit eventuell weiterer vorhandener Software, wie etwa CRM, Lagerverwaltung, etc. kompatibel ist. Im Zweifel sollten Sie darüber nachdenken, betriebsweit auf eine neue Lösung umzustellen, die eine Integration aller notwendiger Software ermöglicht.

Fazit

ZITATE

• Ein Warenwirtschaftssystem ist normalerweise in allen größeren Shops ein absolutes Muss!
• Warenwirtschaftssysteme sind nicht unbedingt günstig in der Anschaffung. Sie sind jedoch fast immer ihr Geld wert.
• Lediglich Startups und kleinere Unternehmen sowie solche Betriebe, die keine eigenen Waren vorhalten, sollten auf ein WaWi-System verzichten.
• Es gibt offene, geschlossene und integrierte Warenwirtschaftssysteme. Alle haben eigene Vor- und Nachteile und eignen sich besonders für unterschiedliche Bereiche.
• Viele Warenwirtschaftssysteme lassen sich in einem Onlineshop integrieren.
• Einige Anbieter von Online Shops bieten modulbasierte Lösungen an. In diesen Fällen ist fast immer auch ein WaWi-Modul vorhanden.
• Für Onlineshop-Systeme sind integrierte WaWi-Module die beste Möglichkeit. Sie bieten nicht nur die meisten Funktionen sondern auch eine reibungslose Integration und Kommunikation.

Quellen

• https://de.wikipedia.org/wiki/Warenwirtschaftssystem
• https://sevdesk.de/lexikon/warenwirtschaftssystem/
• https://www.erp-system.de/warenwirtschaftssystem/
• https://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-fuehren/e-commerce/warenwirtschaftssystem/
• http://www.datenbanken-verstehen.de/lexikon/warenwirtschaftssystem/
• https://www.shopboostr.de/warenwirtschaftssysteme-vergleich